Pháp luật về quyền ban hành nội quy, quy chế, quyết định của người sử dụng lao động trong doanh nghiệp

Người sử dụng lao động thiết lập các công cụ quản lý lao động trên cơ sở quy định của pháp luật và phù hợp với điều kiện cụ thể trong đơn vị của mình. Quyền ban hành nội quy, quy chế, quyết định của người sử dụng lao động trong doanh nghiệp là một trong những hoạt động tạo ra các công cụ quản lý lao động cho doanh nghiệp.

1. Pháp luật về quyền ban hành nội quy lao động

Nội quy lao động là văn bản thể hiện rõ nhất quyền quản lý lao động (QLLĐ) của người sử dụng lao động (NSDLĐ). Trong phạm vi doanh nghiệp, nội quy lao động được coi như một “đạo luật”. Nhà nước trao quyền ban hành nội quy lao động cho NSDLĐ chính là hiện thực hóa quyền tự chủ trong lĩnh vực tổ chức và QLLĐ của NSDLĐ.

Nội quy lao động là cơ sở quan trọng để NSDLĐ hiện thực hóa quyền quản lý lao động và bảo đảm kỷ luật lao động. Tùy vào từng loại hình doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động, đặc thù trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà xây dựng nội quy khác nhau. Tuy nhiên, việc xây dựng nội quy lao động cần tuân thủ các điều kiện cơ bản sau:

Thứ nhất, về hình thức của nội quy lao động: Theo quy định của pháp luật lao động hiện hành, tất cả người sử dụng lao động đều phải ban hành nội quy lao động. Nếu người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản, nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động¹.

Thứ hai, về nội dung của nôi quy lao động: NSDLĐ khi ban hành nội quy lao động phải tuân thủ các quy định về nội dung, thủ tục ban hành của Bộ luật Lao động năm 2019 (BLLĐ năm 2019). Theo đó, nội dung của nội quy lao động phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau²:

Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương;

Trật tự tại nơi làm việc: quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động;

An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc;

Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc: người sử dụng lao động quy định về phòng, chống quấy rối tình dục theo quy định tại Điều 85 Nghị định 145/2020/NĐ-CP;

Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật;

Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động: quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 29 của Bộ luật Lao động;

Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động: quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm;

Trách nhiệm vật chất: quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại;

Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

Thứ ba, tham khảo ý kiến tổ chức đại diện NLĐ trước khi ban hành nội quy lao động: Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở³. Nội quy lao động sau khi ban hành phải được gửi đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và thông báo đến toàn bộ người lao động. Đồng thời, niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc⁴.

Thứ tư, về đăng ký nội quy lao động: Đối với người sử dụng lao động sử dụng từ 10 NLĐ trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh. Trình tự, thủ tục đăng ký nội quy lao động và hồ sơ đăng ký nội quy lao động theo hướng dẫn được quy định tại Điều 119, Điều 120 BLLĐ năm 2019

Hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm: (1) Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động; (2) Nội quy lao động; (3) Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở; (4) Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại. Người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.

Thứ năm, về hiệu lực của nôi quy lao động: Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động. Trường hợp người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động⁵.

2. Pháp luật về quyền ban hành quy chế lao động

Quy chế lao động là văn bản do NSDLĐ ban hành bao gồm quy định và chế độ áp dụng với người lao động. BLLĐ năm 2019 có duy nhất Điều 104 quy định về quy chế thưởng, theo đó NSDLĐ quyết định số tiền hoặc tài sản hoặc bằng các hình thức khác để thưởng cho NLĐ căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh, mức độ hoàn thành công việc của NLĐ. Quy chế thưởng phải được công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

Điều này cho thấy, NSDLĐ tùy theo yêu cầu, công việc cụ thể NSDLĐ có toàn quyền ban hành quy chế để buộc người lao động thực hiện nghĩa vụ và tạo cơ sở bảo đảm quyền, lợi ích cho người lao động khi họ hoàn thành công việc được giao. Đồng thời, góp phần hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ, thuận lợi.

Quy chế lao động có nội dung hẹp hơn so với nội quy lao động. Quy chế lao động thường quy định cụ thể về một hoặc một số nội dung nào đó của nội quy lao động để áp dụng với người lao động trong đơn vị hoặc một bộ phận nào đó của đơn vị. Thông qua quy chế lao động, NSDLĐ quyết định các vấn đề về chế độ, quyền lợi mà người lao động được hưởng và trách nhiệm người lao động phải hoàn thành. Như vậy, có thể thấy rằng quy chế là loại văn bản được NSDLĐ thiết lập nhằm duy trì ổn định và phát triển quan hệ lao động của đơn vị.

Việc pháp luật lao động không quy định cụ thể về các loại quy chế mà chỉ được ra những quy định mang tính chất định khung cho thấy pháp luật đã trao quyền rất lớn cho NSDLĐ được tự quyết định các vấn đề về chế độ làm việc, quyền lợi, nghĩa vụ đối với người lao động nhằm điều hành quá trình lao động trong doanh nghiệp, mang lại lợi ích lớn nhất cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tránh việc NSDLĐ lạm quyền trong việc ban hành quy chế, BLLĐ năm 2019 cũng quy định về việc NSDLĐ phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi ban hành quy chế, công khai tại nơi làm việc.

3. Pháp luật về quyền ban hành quyết định của người sử dụng lao động

Quyết định là văn bản do NSDLĐ ban hành trong các trường hợp: chấm dứt hợp đồng lao động, nâng lương, kỷ luật lao động, xóa kỷ luật lao động, tạm đình chỉ công việc đối với NLĐ. BLLĐ năm 2019 cũng không có quy định cụ thể về quyết định mà chỉ quy định về quyết định của NLSDLĐ trong một số trường hợp cụ thể. Điều này cho thấy, pháp luật mở rộng quyền tự quyết cho NSDLĐ trong việc ra các quyết định để điều hành quá trình lao động. Thông thường, quyết định chỉ liên quan đến quyền, nghĩa vụ của cá nhân người lao động trong một tình huống, lĩnh vực cụ thể nào đó, NSDLĐ không cần tham khảo ý kiến của bất kỳ một chủ thể nào (trừ trường hợp ra quyết định xử lý kỷ luật lao động, tạm đình chỉ công việc). Tuy nhiên, khi NSDLĐ ra quyết định xử lý kỷ luật lao động và quyết định tạm đình chỉ công việc cần phải tuân thủ quy định sau:

- Đối với trường hợp ra quyết định xử lý kỷ luật lao động: BLLĐ năm 2019 quy định NSDLĐ phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xử lý kỷ luật là thành viên⁶. Ngoài ra, BLLĐ 2019 cũng quy định về thời hạn ra quyết định xử lý kỷ luật lao động. NSDLĐ phải ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động. Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm. Trường hợp hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của người sử dụng lao động thì thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 12 tháng. NSDLĐ có thể kéo dài thời hiệu xử lý kỷ luật lao động trong một số trường hợp.

- Đối với trường hợp NSDLĐ ra quyết định tạm đình chỉ công việc đối với NLĐ thì NSDLĐ cũng phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở mà NLĐ đang bị xem xét tạm đình chỉ công việc là thành viên. Tuy nhiên, cách thức, thủ tục tham khảo ý kiến như thế nào chưa có quy định cụ thể trong luật.

Như vậy từ những phân tích trên có thể thấy quyền ban hành nội quy, quy chế, quyết định của người sử dụng lao động trong doanh nghiệp là hoạt động mang tính tất yếu, khách quan của quá trình quản lý lao động nhằm đạt được mục tiêu cao nhất mà quá trình lao động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp đặt ra. 

_______

 ¹ Khoản 1 Điều 118 BLLĐ năm 2019; Khoản 1 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của BLLĐ về điều kiện lao động và quan hệ lao động.

2 Khoản 2 Điều 118 BLLĐ năm 2019; Khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP .

3 Khoản 3 Điều 118 BLLĐ năm 2019; Khoản 3 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP

4 Khoản 4 Điều 118 BLLĐ năm 2019; Khoản 4 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP

5 Điều 121 BLLĐ năm 2019

⁶ Khoản 1 Điều 121 BLLĐ năm 2019